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A Duplique Santa Catarina já publicou o artigo sobre 10 dicas que poderiam deixar a sua reunião de condomínio mais produtiva.
Neste novo artigo, a empresa discorre sobre uma nova maneira prática de realizar a assembleia condominial para os profissionais da área: as reuniões de condomínio virtuais!
Confira o que são e muito mais seguindo a leitura.
- A diferença entre a reunião de condomínio virtual e presencial;
- Reunião de condomínio virtual: o que é;
- A legislação;
- Quais são os tipos de assembleias virtuais?
- Como funcionam as assembleias virtuais?
- Quem pode participar?
- Preparação para a assembleia virtual;
- Passo a passo;
- Os benefícios das assembleias virtuais.
A diferença entre a reunião de condomínio virtual e presencial
A diferença principal entre uma assembleia de condomínio virtual e uma assembleia de condomínio presencial é a maneira com a qual elas acontecem.
A maneira mais tradicional, com todos os condôminos reunidos em uma mesma sala, é realizada dentro do próprio condomínio, geralmente no salão de festas ou espaço comum, se for o caso.
Já as reuniões online são realizadas por meio de aplicativos online ou ainda por plataformas criadas pelos próprios condomínios.
Reunião de condomínio virtual: o que é
Como já citado, a assembleia de condomínio virtual segue os mesmos princípios que as presenciais, porém realizadas em um ambiente virtual.
Durante a reunião, os protocolos a serem seguidos são os mesmos: os moradores e o síndico podem trocar informações, fazer votações e discutir todos os assuntos pertinentes ao edifício, mas de forma remota.
Dessa forma, tudo o que é aplicado às assembleias tradicionais, também é aplicado às virtuais, como as diretrizes, os protocolos, as leis, entre outros pormenores.
Um importante recurso oferecido pelas assembleias virtuais é a gravação da chamada, que pode ser disponibilizada para futuras consultas e para que os condôminos ausentes possam assistir e ficar a par das decisões tomadas.
A única diferença que devemos destacar é a legalidade da assembleia online, bem como a validação jurídica em seus processos.
Acompanhe o texto e entenda melhor essa situação.
A legislação
De acordo com a Lei 14.010/20 do artigo 12, conhecida como Lei da Pandemia, foi permitida a realização de assembleias no âmbito virtual durante os dias 10 de junho a 30 de outubro de 2020.
Por isso, desde o seu suposto fim, às dúvidas quanto à legalidade da assembleia virtual atraíram o foco dos profissionais do mercado condominial.
Apesar desse trâmite, as assembleias virtuais não são proibidas por lei, portanto, mesmo com o fim da mesma, pode-se sim usufruir desse método de assembleia.
Mas para isso, deve se atentar à dois quesitos de extrema importância:
Caso seu condomínio mantenha esses dois critérios em dia, a manifestação dos condôminos nas reuniões pode ocorrer por qualquer meio eletrônico preferencial.
Quais são os tipos de assembleias virtuais?
As assembleias de condomínio virtuais podem ser realizadas para qualquer fim condominial, seja ele ordinário ou extraordinário.
Nelas, podem ser debatidas eleições ou destituições de síndicos, aprovação de contas, previsões orçamentárias, alterações do regimento interno e obras vultuosas.
Nesse âmbito, as assembleias virtuais podem ser divididas em:
1. Assembleia híbrida
A assembleia híbrida pode ocorrer de duas formas:
Dessa forma, simultâneo ao encontro presencial, outros participantes podem agregar no debate por meio de uma chamada de vídeo ao vivo, atendendo a preferência de todos os participantes.
2. Assembleia digital
Toda a comunicação entre o síndico e os condôminos é feita apenas através de mensagens de texto virtuais.
Esse formato pode ocorrer através de fóruns de mensagens, que permitem um tempo maior de duração para que todos os moradores tenham a oportunidade de participar e dar a sua opinião quanto ao assunto tratado.
3. Assembleia streaming
A interação entre os condôminos e o síndico nesse modelo de assembleia é feita via texto, mas os representantes da mesa participam através de uma chamada de vídeo.
4. Assembleia live
Nesse esquema todos participam da assembleia através de uma videoconferência onde todos estão presentes em uma sala utilizando uma plataforma para este fim.
Como funcionam as assembleias virtuais?
As reuniões virtuais podem ocorrer por meio de um aplicativo do próprio condomínio ou então de sua respectiva administradora.
Algumas plataformas online e gratuitas de webconferência, como o Skype, o Zoom, o Google Meet e o Hangouts também podem ser utilizadas.
As assinaturas e os votos dos moradores participantes no final de cada sessão na ata são coletados através do reconhecimento de acesso do participante por meio de processo de votação virtual idôneo e seguro.
Dessa forma, toda a realização da assembleia é feita de forma automática.
No entanto, para que tudo ocorra de maneira correta, é preciso atentar-se para alguns detalhes:
Quem pode participar?
Todos os condôminos que estiverem em dia com suas obrigações condominiais podem votar e participar da assembleia de condomínio virtual.
Os inquilinos que forem substituir o proprietário do imóvel precisam ter uma autorização prévia do mesmo quando forem tratados assuntos que digam respeito ao dia a dia no condomínio. Caso sejam debatidos temas extraordinários, qualquer pessoa que não o condômino precisa de procuração para representá-lo.
Cada condomínio possui suas regras: alguns exigem um documento simples alegando que o inquilino pode entrar em seu lugar, já outros podem solicitar reconhecimento de firma em cartório.
Por conta disso, é ideal perguntar para o síndico sobre as exigências antes da data da reunião.
Assista abaixo ao vídeo do quadro Condomínio Descomplicado, patrocinado pela Duplique Santa Catarina, sobre assembleias virtuais em condomínios e seus registros em cartórios.
Preparação para a assembleia virtual
Assim como as tradicionais reuniões condominiais, a assembleia virtual necessita de uma organização prévia.
Antes de todas as decisões, é indicado fazer uma reunião prévia com o conselho para aprovar a modalidade de assembleia virtual. Após ter retirado esse pormenor de sua lista, é recomendado seguir esses passos:
1. Escolher a plataforma
Quando feita a escolha da plataforma, é preciso favorecer a participação do maior número de pessoas dentro delas.
Algumas plataformas digitais possuem tempo de duração limitado de chamada, outras possuem um máximo de pessoas online simultaneamente em suas versões gratuitas.
Esses recursos podem ser resolvidos pagando uma pequena mensalidade por mês para as respectivas plataformas, mas nesse caso vale avaliar previamente se é realmente necessário e se esse gasto extra pode ser efetivado.
Além disso, é importante se atentar para quais dispositivos os moradores costumam usar para participar das chamadas, devido à interface ajustável de cada plataforma.
É também interessante que a plataforma ofereça ferramentas de organização, para que as informações iniciais e finais sejam editáveis.
Outros quesitos que favorecem a realização da assembleia virtual em uma determinada plataforma são a possibilidade de disponibilizar vídeos, orçamentos e arquivos para download diretamente dentro da mesma, apenas linkando os conteúdos.
Por último, é interessante escolher a plataforma que possibilite a gravação da assembleia, que pode servir como um documento de validação jurídica posterior.
2. Faça uma live para apresentar a ferramenta
É bastante comum que alguns moradores que não estão acostumados com essas ferramentas tenham dificuldade com a tecnologia.
Por isso, fazer uma live ensinando como utilizar a plataforma escolhida pode ajudar a evitar possíveis complicações no acesso das mesmas por parte dos moradores, servindo também como um teste para a assembleia virtual.
3. Acessibilidade e atenção especial aos condôminos
Um pré-requisito importante para essas assembleias é descobrir se todos os moradores possuem acesso à internet.
Caso não seja o caso, uma possível alternativa é o condomínio contratar um serviço banda larga, de baixo custo, que atenda a todos nesses momentos.
O ideal nessas reuniões é ter pessoas especializadas no assunto que estejam disponíveis para auxiliar no suporte dos moradores, assim como na resposta de e-mails e possíveis dúvidas com o login que possam surgir.
Também é útil contar com uma assistência jurídica na mediação da assembleia virtual, para evitar uma possível nulidade da mesma (caso algum requisito não seja devidamente seguido), e na solução de conflitos que possam aparecer entre condôminos.
Passo a passo
Para organizar a assembleia condominial da forma correta, existem algumas práticas a serem seguidas:
1. O condomínio deve ensinar o síndico sobre o funcionamento da assembleia virtual
Condomínios que contratam administradoras: a empresa deve assessorar o síndico sobre o funcionamento da assembleia virtual, desde a organização, a execução até o registro em cartório, sanando suas dúvidas em cada uma das fases, para que ele tenha segurança do processo ao divulgá-lo para os condôminos.
Ainda que a convocação e captação de votos eletrônicos sejam organizados pela administradora, é de suma importância que o síndico conheça todos os procedimentos, afinal, é muito mais eficiente se ele mesmo puder sanar as dúvidas do condômino na mesma hora.
2. O edital de convocação
Seja qual for o formato da assembleia virtual, o edital de convocação ainda é parte crucial do procedimento.
Toda a organização da mesma deve constar no edital, sobretudo essas informações:
3. Sanar as dúvidas dos condômino
Durante o período de votação, os condôminos podem fazer comentários em cada item da pauta, pedindo informações extras ou então tirando dúvidas existentes.
É necessário que o síndico seja ágil e claro nas respostas nesse momento, evitando maiores incomodações.
4. Apuração dos votos
Dentro do edital de convocação, a administradora e o síndico devem explicar o funcionamento da apuração de votos.
Mas fique atento! Dependendo do que diz a convenção de seu condomínio, quando o voto é proporcional à fração ideal da unidade residencial, o voto de uma unidade maior tem mais peso que a de uma unidade menor.
Na conclusão da assembleia, a plataforma juntará todos os votos coletados, sendo que cada unidade do condomínio tem direito a um voto em cada pauta.
Ou seja, durante a apuração, é importante se certificar de que não há repetições ou diferentes representantes de uma mesma unidade votando na mesma pauta.
5. Coleta de documentos e registro em cartório
Ao abrir espaço para discussão e pareceres sobre as pautas na plataforma online, e imprimindo também alguns dos pareceres, é possível demonstrar que houve discussão dentro da assembleia;
Os procuradores devem possuir as permissões assinaladas para representar os votos, sejam eles feitos online ou presenciais (devidamente informados).
Devem ser levados ainda a lista de presença, identificando e ligando moradores e seus documentos às suas respectivas unidades e uma apuração minuciosa, certificando-se que os quóruns necessários para as pautas foram alcançados.
Todos esses documentos citados (edital, pareceres, procurações, lista de presença e coleção dos votos), junto com a ata da assembleia, serão utilizados para o registro da mesma em cartório.
Se todos os processos até agora citados forem seguidos corretamente, o registro dessa reunião em cartório será facilmente realizado.
Atente-se ao fato que alguns cartórios regionais ainda não aceitam registros de atas de assembleias virtuais, então informe-se o quanto antes com o órgão mais perto de sua residência sobre o assunto.
Os benefícios das assembleias virtuais;
Além da praticidade e agilidade, as assembleias virtuais podem ser reconhecidas por trazerem outros benefícios aos condôminos e aos síndicos:
1. Maior participação dos condôminos
Devido à correria do dia a dia, é comum ocorrer faltas de condôminos na realização da assembleia.
Sendo assim, escolher um sistema online resultará em mais autonomia e praticidade para o condômino, aumentando inclusive o quórum do mesmo.
Isso porque os condôminos poderão assistir e votar por meio do celular, dispensando a necessidade de um encontro presencial, garantindo mais conforto para o condômino e precisão no processo de decisão.
2. Reduz a falta de objetividade
A partir do momento em que a assembleia de condomínio é feita de forma online, as demoras e os debates em torno das pautas são diminuídos, logo, a tomada de decisão é exercida de forma objetiva por meio de enquetes e todo o processo é executado de forma mais rápida.
3. Economia de tempo e dinheiro
A assembleia online possibilita a eliminação dos gastos referentes à locação de cadeiras e outros materiais necessários para realização da reunião.
Além disso, por dispensar a necessidade de estar presente, os condôminos gastam menos tempo na decisão dos assuntos do condomínio.
Outra vantagem é o fato do sistema online disponibilizar para os moradores um resumo das discussões que foram realizadas, tornando mais fácil a compreensão dos assuntos em pauta.
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