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A reunião de condomínio é uma das tarefas mais importantes delegadas aos síndicos de condomínios.
Para que bons resultados sejam retirados dessas reuniões, elas precisam ser construtivas e proveitosas, tanto para os condôminos que tenham dúvidas quanto às regras internas de onde moram ou trabalham, bem como para o síndico que administra as demandas do prédio.
Diante disso, no artigo de hoje nós vamos oferecer 10 dicas e alguns informes extras para ajudar os profissionais da área na organização de uma reunião de condomínio produtiva. Confira:
- Como deixar a sua reunião de condomínio produtiva;
- Transparência na reunião de condomínio;
- Reunião de condomínio virtual.
Como deixar a sua reunião de condomínio produtiva
Promovidas com fins de proporcionar a participação de todos os condôminos nas decisões envolvendo o condomínio, as reuniões de condomínio tendem a receber reações adversas dos moradores quando convocadas.
Muitos reclamam da falta de agilidade e resolução dentro das assembleias quando agendadas pelos respectivos síndicos de cada condomínio.
Adotando as seguintes medidas, o síndico pode tornar as reuniões mais práticas e objetivas, fazendo com que as decisões, que em muitos casos precisam passar por uma aprovação prévia dos condôminos, sejam de fato tomadas com menos “enrolação”.
1. É fundamental a atração dos condôminos para as reuniões
Colar lembretes e observações de convocação pelas áreas internas do condomínio, com dizeres como: “A sua presença na reunião é indispensável para o bom funcionamento de nossa moradia!”, é uma das formas de atração de moradores para a reunião.
Outro recurso muito importante e prático que pode ser adotado é o envio de mensagens por meio de um grupo geral do condomínio no WhatsApp.
Dessa forma, todos os moradores terão em suas mãos a data, o horário e o tempo de duração da assembleia, aumentando as chances de participação dos mesmos!
Para tanto, é importante, de acordo com a convenção dos condomínios, avisar os condôminos pelo menos 10 dias antes da reunião, e periodicamente durante os dias que seguem, para que nenhum morador esqueça de participar da mesma.
Se o seu condomínio é cliente da Duplique Santa Catarina, esta comunicação pode ser feita com com um aplicativo que pode ser baixado através da Play Store (para os que possuem smartphones com serviço operacional Android) ou da App Store (nos dispositivos IOS da Apple), pensado para facilitar a gestão e a comunicação entre síndico e moradores.
2. Fazer um planejamento de pautas a serem discutidas
O planejamento de pautas é muito importante e essencial para que a reunião ocorra de forma clara e objetiva.
A pauta da assembleia deve obrigatoriamente constar em edital. Tudo que for debatido e colocado em votação que não esteja na pauta, não terá valor e é passível de impugnação por qualquer condômino que se sinta prejudicado.
Nela, devem ser elencados quais assuntos serão tratados na reunião, com média de três itens a serem debatidos dentro de cada um, e definir um período pré-determinado de tempo para falar sobre.
Sugere-se que, caso haja muitas pautas a serem levantadas, seja feita a divisão delas em duas reuniões separadas.
Debater uma quantidade reduzida de assuntos faz com que a reunião não seja extensa e cansativa, gerando maior participação dos condôminos nas decisões a serem tomadas.
Uma dica interessante é separar os assuntos por ordem de importância.
Temas que levam menos tempo para serem discutidos, como uma reforma simples no prédio, por exemplo, podem ser tratados antes de outros que podem gerar discussões, como a implantação de uma taxa extra.
3. Informar as pautas com antecedência aos moradores
Para que todos tenham conhecimento dos assuntos que serão tratados na reunião, deve ser, obrigatoriamente, montado um informativo interno para ser enviado aos condôminos por meio de dispositivos digitais, como e-mail, WhatsApp ou então pelo Aplicativo do Condomínio se for o caso, alguns dias antes da reunião.
Dentro desse informe também podem ir em anexo as previsões orçamentárias disponíveis para serem utilizadas nos novos projetos a serem definidos para o condomínio.
4. Ler a ata da assembleia anterior
Normalmente, a leitura é feita pelo próprio síndico ou pela mesa mediadora, com o intuito de ratificar o que consta na ata, verificando e comprovando que o que foi decidido anteriormente está descrito no documento.
Não é incomum acontecer que alguns moradores previamente insatisfeitos com as resoluções do encontro anterior se aproveitem desse momento para tentar alterá-las.
É necessário então explicar, de forma clara, que isso não é possível e nem permitido, até mesmo para garantir a regularidade e a manutenção da ordem nesse novo encontro.
5. Definir uma mesa mediadora
É comum que, logo depois da abertura da reunião, o síndico proponha a eleição de uma mesa mediadora.
No início da assembleia é escolhido um presidente da mesa. É ele quem nomeia um secretário para redigir a ata e conduz a reunião.
Essa estratégia ajuda os moradores a conduzir e a coordenar o encontro, propondo maior andamento e produtividade dos condôminos.
6. Criar regras para a reunião
Para que o horário e as pautas sejam seguidas, é necessário criar um protocolo de reunião, além de definir algumas regras objetivas para que fique claro para todos como a assembleia ocorrerá.
É importante criar mecanismos para que não seja perdido o foco do tema central que está em discussão, evitando o surgimento de assuntos paralelos que podem atrapalhar o fluxo da reunião.
Algumas práticas que podem entrar no protocolo são:
7. Oferecer um ambiente aconchegante
Às vezes é necessário evitar realizar a assembleia em espaços muito amplos que contenham distrações para os moradores participantes.
O ideal é oferecer um ambiente confortável para que os condôminos se sintam à vontade do começo ao fim da reunião.
8. Garantir o quórum
Para garantir o quórum, ou seja, a quantidade mínima obrigatória de membros presentes ou representados, para que possam ser deliberadas as tomadas de decisões na reunião, é ideal evitar o desânimo dos participantes.
É recomendado a criação de algo dinâmico, que possa chamar a atenção e despertar o interesse dos condôminos.
Um exemplo é oferecer comes e bebes na reunião, nada muito sofisticado, mas que atenda quem for à mesma diretamente após o trabalho.
9. Distribuir as atas
A ata deve ser finalizada e enviada por e-mail, além de ser fixada em local de fácil visualização no condomínio para que todos tomem conhecimento do que foi deliberado.
Isso faz com que as pessoas tenham em mãos tudo o que foi debatido e também poderão já pensar em ideias de assuntos que deveriam ser levantados nas assembleias que serão feitas em outros momentos.
10. Fazer uma análise pós reunião
O síndico e a mesa mediadora devem fazer uma análise na pós-reunião, abordando todos os assuntos que estavam em pauta para garantir que nada foi esquecido.
Isso evita que os responsáveis pela assembleia possam vir a ter problemas e dores de cabeça no futuro.
É recomendado rever quais foram as decisões tomadas, atribuindo as respectivas responsabilidades e formalizando tudo isso na ata da reunião.
Transparência na reunião de condomínio
A transparência na gestão de um síndico é a chave para o mesmo atingir o sucesso no cargo, garantindo sua qualificação por parte de todos os moradores.
Quando o for realizar uma reunião de condomínio, é necessário ter os documentos necessários e nunca deixar margem para dúvidas dos moradores.
Se em uma reunião de condomínio for aprovada a contratação de algum serviço externo a ser feito no local, apresente todas as propostas, informações e valores recebidos com antecedência e se coloque à disposição para tirar as dúvidas dos moradores.
Dessa forma você faz com que a reunião de condomínio seja mais dinâmica e eficaz.
Reunião de condomínio virtual
A reunião de condomínio virtual nada mais é do que uma versão online da tradicional assembleia de condomínio feita presencialmente.
O síndico inicia a assembleia utilizando o software de preferência escolhido pelo condomínio junto com os moradores, e, sem a necessidade de se reunirem presencialmente, eles debatem, analisam e votam as propostas postas em pauta.
Os condôminos podem participar das decisões em qualquer horário, desde que seja adequado para todos, o que gera uma abrangência muito maior do que em reuniões presenciais.
Para ajudar o seu condomínio: Duplique Santa Catarina
Com os serviços de garantia de receita para condomínios, a Duplique Santa Catarina assegura tranquilidade para síndicos e moradores de unidades condominiais.